Control

¿Qué es el control?

  Es el proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral. Todos los gerentes deberían controlar, aun cuando piensen que sus unidades estén trabajando según lo planeado; no pueden saber realmente como se están desempeñando las unidades a menos que hallan comparado las actividades que han realizado con el desempeño real contra el estándar realizado.

   Ayuda a los gerentes o encargados para verificar si se cumplen las metas y de no ser así las razones. Si no controlan no tienen forma de saber si se llevan a cabo sus objetivos y que acciones deberán realizar en el futuro.

Controlar conlleva 3 pasos:

1- Medición: para determinar el desempeño real primero se debe tener información al respecto, es decir debemos realizar una medición de la empresa según el área que se desea controlar. En este paso lo que se mide es mas importante que la forma en que se mide.

2- Comparación: es determinar la variación entre el desempeño real y uno estándar, se lleva a cabo por el gerente y es favorable determinar un rango de variación aceptable.

3- Toma de acciones administrativas: las acciones pueden ser tres, no hacer nada, corregir el desempeño real o revisar el estándar. 

a) Corregir el desempeño real: se analiza el porqué de la desviación y luego se corrige. Se puede corregir mediante capacitaciones, cambios en las prácticas, etc.

b) Revisar el estándar: en algunos casos la varianza se puede dar porque la meta sea muy alta o muy baja. En este caso, se necesita una acción correctiva para el estándar. Para que ésta no sea muy alta ni baja, sino accesible. 

Control para el desempeño organizacional.

¿Qué es el desempeño organizacional?

Desempeño es el resultado final de una actividad.

Los gerentes se ocupan del desempeño organizacional, es decir, los resultados acumulados de todas las actividades laborales dentro de la oraganización. Es un concepto multifacético, pero los gerentes necesitan entender los factores que contribuyen al desempeño organizacional.

Medidas de desempeño organizacional.

Productividad organizacional:

Al hablar de productividad nos referimos a la cantidad de bienes o servicios producidos dividida entre los insumos necesarios para generar ese resultado. 

Las organizaciones quieren producir la mayor cantidad de bienes y servicios con los menos insumos. 

La producción se mide por las ganancias obtenidas por las ventas y los insumos se miden por los costos de adquirirlos y transformar los recursos en resultados.

Efectividad organizacional:

Es una medida de idoneidad de las metas organizacionales y de qué tan bien se están cumpliendo dichas metas, y es lo que da la pauta para las decisiones administrativas al momento de diseñar las estrategias y las actividades laborales y de coordinar el trabajo de los empleados. 

Herramientas para medir el desempeño organizacional.

Efectividad organizacional: medida de la idoneidad de las metas organizacionales y de qué tan bien se están cumpliendo dichas metas.

Control preventivo, recurrente y de retroalimentación.

Los gerentes pueden implementar controles antes de que comience una actividad, durante el tiempo en el que se desarrolla una actividad y después de que se ha completado una actividad.

• Control preventivo: es el tipo de control mas deseable, previene problemas porque se da antes de la actividad real. La clave para el control preventivo es tomar acción administrativa antes de que el problema ocurra. De esa manera, se pueden prevenir los problemas en vez de corregirlos después de haber causado cualquier daño. El control preventivo requiere información oportuna y precisa que no siempre es fácil de conseguir.
• Control concurrente: se da mientras una actividad está en proceso. La forma de control concurrente mejor conocida es la supervisión directa. Otro término para ésta es administración de corredor, que describe a un gerente que está en el área laboral e interactúa directamente con los empleados.
• Control de retroalimentación: el tipo de control más popular reside en la retroalimentación, este tipo de control se da después de que la actividad se ha realizado,

El control de retroalimentación tiene dos ventajas, primero, la retroalimentación proporciona a los gerentes información importante acerca de qué tan efectivos han sido sus esfuerzos de planeación. La retroalimentación que muestra poca variación entre el estándar y el desempeño real indica que la planeación es adecuada en general. Si la desviación es consideable. 

La retroalimentación, también puede aumentar la motivación. Las personas desean saber que tan bien están trabajando. 

Controles financieros.

Todo negocio desea tener utilidades, para alcanzar la meta los gerentes necesitan controles financieros. 

Medidas de control financiero tradicionales: las medidas financieras tradicionales que los gerentes pueden usar incluyen el análisis de indicadores y el análisis del presupuesto, Las razones de liquidez miden la habilidad de una organización para cubrir sus obligaciones, la razón del planeamiento examina el uso de la deuda de una compañía para financiar sus activos y si una organización es capas de cubrir los pagos de intereses sobre la deuda. Las razones de actividad evalúan qué tan eficientemente utiliza sus activos una compañía. Por ultimo las razones de rentabilidad miden qué tan eficiente y eficazmente está utilizando sus activos la compañía para generar ganancias. Éstos se calculan en base a la información seleccionada de los dos principales estados financieros de la organización. Cuando se formula un presupuesto es una herramienta de planeación, porque indica cuáles actividades laborales son importantes y qué y cuántos recursos deben asignarse a esas actividades.

Enfoque del tablero de control balanceado.

   Para evaluar el desempeño organizacional desde mas que solo una perspectiva financiera. Un tablero de control balanceado normalmente considera cuatro áreas: finanzas, clientes, procesos internos y recursos de personal/innovación/crecimiento.Conforme a este enfoque, los gerentes deben desarrollar metas en cada una de las cuatro áreas y después medir si se están cumpliendo.

   Aunque un tablero de control balanceado tiene sentido, los gerentes tienden a enfocarse en areas que impulsan el éxito de su organización.

Temas contemporáneos del control.

   El control es la función administrativa importante. Examinaremos cuatro situaciones relativas al control: las diferencias transculturales, los desafíos en el lugar de trabajo, las interacciones con los clientes y el gobierno corporativo.

*Como ajustar los controles para las diferencias transculturales.

   En una compañía global,los gerentes tienden a estar menos controlados por la oficina central solo porque la distancia no permite que los directivos supervisen el trabajo de manera directa. 

   Los gerentes en países donde la tecnología es mas avanzada utilizan dispositivos de control indirecto como reportes y análisis generados por computadora; en los países menos avanzados, los gerentes tienden a la supervisión directa y un proceso de toma de decisiones muy centralizado.

   Los gerentes en el extranjero también necesitan estar conscientes de las restricciones sobre las acciones correctivas que tomen. 

   Otro desafió para los gerentes globales al recabar datos para la medición y comparación es la equivalencia. Por ejemplo una compañía que fabrica ropa en Camboya podría elaborar los mismos productos en una planta en Escocia. Sin embargo, la labor en la planta camboyana podría ser mas intensa que en su contraparte escocesa para aprovechar los bajos costos de mano de obra en Camboya. Esto hace que sea complicado comparar los costos de mano de obra por unidad.

*Desafíos en el lugar de trabajo.

   Los centros de trabajo actuales representan desafíos de control importantes para los gerentes.  Algunos desafíos son:

-Privacidad en el lugar de trabajo: Los empleadores pueden leer sus mensajes de correo electrónico, intervenir en su teléfono, monitorear su trabajo mediante una computadora, o incluso rastrear la localización de su vehículo.¿Por que los gerentes creen que necesitan monitorear las actividades de los empleados? Una razón importante es que los empleados son contratados para trabajar, no para navegar en la Web, examinar los precios de las acciones, ver videos en linea, etc.

   Debido a los costos potencialmente considerables y dado el hecho de que muchos empleados ahora vinculan computadoras, y muchas compañías cuentan con políticas de monitoreo en el lugar de trabajo.

-Robos por empleados: el robo por empleados se define como la sustracción no autorizada de la propiedad de la compañía por parte de algún empleado para su uso personal. Es un asunto de control de que los gerentes necesitan saber y estar preparados para manejarlo. ¿Que pueden hacer los gerentes? el concepto de control preventivo, concurrente o de retroalimentación es útil para identificar medidas para detener o reducir el robo por empleados.

-Violencia en el lugar de trabajo: ¿La violencia en el lugar de trabajo es realmente un asunto que deban manejar los gerentes? Si, el Instituto Nacional de Seguridad y Salud Ocupacional de Estados Unidos dice que cada año, cerca de dos millones de trabajadores estadounidenses son victimas de alguna forma de violencia en el lugar de trabajo. La ira, la furia y la violencia en el lugar de trabajo son intimidantes para los compañeros de trabajo y afectan negativamente su productividad.

   ¿Qué pueden hacer los gerentes para evitar o reducir la posible violencia en los centros de trabajo? Una vez mas, el concepto del control preventivo, concurrente y de retroalimentación puede ayudar a identificar las acciones que pueden tomar los gerentes.

*Control de las interacciones con los clientes.

   Se controla el trato, por parte de los empleados o personal de la empresa, que se tiene con los clientes, con el fin de que el cliente quede satisfecho al retirarse de la organización o empresa, ya que un cliente satisfecho tiende a volver.

   

*El gobierno corporativo.

   El gobierno corporativo, el sistema utilizado para gobernar una corporación para que los intereses de los dueños de la misma estén protegidos. Los problemas de gobierno corporativo son globales.

   El rol de las juntas de directores. El propósito original de una junta de directores era tener un grupo, independiente de la gerencia, que viera por los intereses de los accionistas.

   Reportes financieros y el comité de auditorias. Ademas de extender el rol de las juntas directivas, el Acuerdo Sarbanes-Oxley también exigía mas divulgación y transparencia de la información financiera corporativa. Dichos cambios han dado como resultado una mejor información que es mas precisa y refleja la condición financiera de una compañía.

Fuentes:

Fuente: Robbins, Stephen - Coulter "Administración" décima edición. Año 2010